Improvisasi di Tempat Kerja dengan Program 5R

Program 5R atau 5S adalah program sederhana untuk improvisasi di tempat kerja yang murah dan bisa segera dilaksanakan kapan pun.Namun dalam prakteknya program ini juga sangat berat untuk dilaksanakan berkesinambungan.Berikut ini ada beberapa catatan yang mungkin berguna untuk membantu implementasi program tersebut.

1. Hindarkan kesan bahwa seolah-olah program 5R adalah inisiatif individu atau kelompok kecil tertentu yang dibentuk secara top down oleh management.

Mungkin manajemen perlu membentuk sebuah tim kecil yang independen untuk mengawal program, misalnya dari tim audit reguler. Tetapi cara-cara yang diambil oleh tim ini harus hati-hati, jangan sampai terlihat oleh karyawan sebagai sebuah program untuk kepentingan dan keberhasilan tim kecil ini saja. Tunjukkan latar belakang 5R secara obyektif, cari moment untuk menunjukkan ini inisiatif dan kesepakatan berbagai bagian dan level manajemen, untuk kepentingan bersama, dan top manajemen sangat berkomitmen terhadap program ini.

2. Buka selebar-lebarnya ide dari bawah sehingga memperluas partisipasi dan rasa memiliki dari semua pihak.

Mungkin manajemen lebih tahu kondisi perusahaan secara global, tetapi para karyawan lapangan dan teknisi lebih tahu kondisi detail di tempat kerjanya. Kata orang, jangan hanya “mendengar”, tapi cobalah “mendengarkan”.Menggali ide dan menampungnya akan menjadi modal yang kuat program 5R. Jangan semua ide seolah-olah datang dari sekelompok kecil tertentu.

3. Manajemen perlu memberi contoh yang baik kepada para karyawan di bawahnya.

Kita sadar betul bahwa karyawan bukan rakyat jajahan, dan perusahaan bukanlah VoC di era kolonial Belanda.Ini adalah era Jokowi dan Jokowoww. Berlaku adil dengan standard disiplin yang sama akan memberikan rasa sungkan bagi karyawan. Cerita dari seorang senior HRD perusahaan farmasi di Bandung tentang pengalaman beliau sewaktu menjabat sebagai penanggung jawab K3LH.Beliau perokok, tetapi memberikan contoh yang baik dengan ikut merokok di tempat merokok karyawan yang telah disediakan perusahaan.Ketika ada yang membuang rokok sembarangan, beliau tidak marah-marah.Justru beliau mengambil sendiri dengan tangannya puntung-puntung rokok yang dibuang sembarangan oleh beberapa karyawan yang lebih muda.Hal ini rupanya lebih efektif ketimbang mengingatkan dengan kata-kata yang beliau gunakan sebelumnya.

4. Pastikan bahwa penerapan 5R berbasis harian.

Untuk itu, penting ada upaya perubahan mindset, budaya, pengawasan dan sistem yang mendorong 5R dilakukan setiap saat dan setiap hari, bukan hanya ketika menjelang pengumuman evaluasi bulanan atau ketika ada pihak ketiga yang melakukan audit dan kunjungan.

5. Memasukkan aktivitas-aktivitas 5R yang riil ke dalam job description karyawan.

Jadi sejak awal tanamkan bahwa 5R bukanlah pekerjaan “sunnah” tapi “wajib”. Tanpa menyebutkan aktivitas-aktivitas tersebut adalah program 5R, karyawan akan memahami bahwa itu bagian dari tugas-tugasnya.

6. Tunjukkan secara jelas perbedaan antara kondisi tempat kerja yang diharapkan dan kondisi yang harus diubah.

Misalnya pasang gambar “sebelum” dan “sesudah” atau “bagus” dan “jelek” untuk membedakan antara kondisi yang perlu dijauhi dan kondisi yang perlu diciptakan. Tempel pada tempat-tempat yang strategis sesuai sasaran.

7. Modifikasi Prosedur dan Instruksi Kerja yang mendukung 5R berjalan setiap hari.

Tetapkan dalam prosedur kerja aktivitas 5R yang reguler, misalnya barang-barang bekas harus ditaruh dimana, barang reject dikemanakan, kapan barang-barang yang telah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya, dan sebagainya.

8. Evaluasi perkembangan 5R secara berkala. Mungkin top manajemen mengharapkan hasil yang cepat dan sempurna.

Namun kompromi dengan realitas juga perlu, karena mungkin 5R akan tidak akan semudah dan secepat menelan “klepon”. Ini program pendekatan budaya, bukan hukum dan prosedur. Ada kendala-kendala yang sebelumnya tidak nampak tapi bermunculan sewaktu 5R diimplementasikan, seperti ukuran dan tata letak ruang kerja yang kurang mendukung, wadah dan rambu-rambu pemisahan barang belum efektif, dan yang paling “bahaya” beberapa karyawan lama yang menentang perubahan budaya kerja. Jadi tetapkan target kemajuan program yang realistis.

9. Berikan penghargaan dan pengakuan dari top manajemen untuk diketahui secara luas.

Bukan hanya program 5R saja, tapi juga program-program yang lain. Buat ini seperti game dan hindari pernyataan yang memberikan vonis “terburuk” bagi orang atau tim tertentu. Akan lebih elok jika diumumkan kemajuan-kemajuan terbaik sebuah tim, cara-cara terbaik untuk melaksanakannya, keuntungannya, dan mungkin sedikit hadiah yang seru dari manajemen kepada tim yang mencapai progress terbaik

10. Buat rencana pelaksanaan 5R yang baru secara periodik, mungkin 3 atau 6 bulan sekali.

Gunakan pencapaian yang sudah ada seolah-olah merupakan titik awal yang baru seperti perencanaan sebelumnya. Ini akan menjadi tonggak-tonggak evolusi program 5R yang menjadi bagian budaya organisasi.

Demikian penjelasan kami mengenai Improvisasi di Tempat Kerja dengan Program 5R. Untuk info pelatihan dan sertifikasi bisa Anda dapatkan di laman 

Manfaat apa yang didapat dalam penerapan ringkas?

1. Mengetahui jumlah fisik barang yang terdapat di lingkungan kerja

Dengan melakukan aktifitas ringkas secara tidak langsung seseorang atau karyawan akan selalu melakukan cek dan ricek akan barang-barang yang ada di lingkungan kerja. Hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan dalam permintaan barang dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan akan suatu barang.

2. Tidak ada barang yang berlebihan di tempat kerja

Pemilahan terhadap barang yang diperlukan dan tidak diperlukan dapat menimbulkan dampak positif bagi karyawan di lingkungan kerjanya dimana seseorang rutin melakukan pemilahan dan tidak adanya penumpukan barang yang tidak diperlukan lagi di area kerja

Bagaimana standart ringkas dapat terjaga?

1. Pastikan barang-barang yang terdapat di area kerja

Sebelum karyawan melakukan aktifitas pemilahan alangkah baiknya karyawan dapat membuat daftar nama barang yang terdapat di area kerja. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengerti barang-barang yang ada beserta jumlahnya

2. Penetapan kategori dengan menggunakan tanda

Tanda dapat digunakan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pemilahan. Misalnya menggunakan tanda merah untuk barang yang tidak diperlukan, menggunakan hijau untuk barang-barang yang masih diperlukan

3. Penjadwalan aktifitas ringkas

Rutin melakukan aktifitas ringkas dapat memudahkan karyawan dalam melakukan pemilahan secara tidak langsung juga akan mendorong karyawan dalam berpartisipasi mendukung aktifitas ini.

Langkah mudah dalam menerapkan ringkas

1. Daftar barang dan jumlahnya

Karyawan memastikan ketersediaan barang-barang yang terdapat di area kerja.Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan ikut menjaga atau peduli terhadap barang-barang yang ada di area kerja. Selain itu karyawan dapat mengetahui stock dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan terhadap barang yang dapat membantu proses kerja

2. Pemberian tanda khusus dengan kriteria pemilahan

Tanda yang dimaksudkan adalah dengan dua kategori diperlukan dan tidak diperlukan.Untuk barang-barang yang diperlukan diberi tanda warna hijau dan untuk barang-barang yang tidak diperlukan diberi tanda merah.Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada tempat yang telah disediakan.

3. Pembuatan jadwal ringkas

Jadwal rutinitas ringkas membuat karyawan berpartisipasi di lingkungan kerjanya serta menjadikan karyawan lebih peduli tempat kerja.

Rapi

Prinsip rapi adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya.Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah.Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu dalam memperoleh barang tersebut.

Manfaat apa yang diperoleh dalam penerapan rapi?

1. Lingkungan kerja menjadi tertata

Sebagai industri pangan sangat diperlukan lingkungan yang tertata hal ini membuat lingkungan menjadi lebih indah dilihat dan menimbulkan rasa nyaman bagi karyawan yang terdapat di dalamnya.

2. Terciptanya kemudahan, kecepatan, dan ketepatan pengambilan barang ketika diperlukan

Dengan adanya pemberian label pada masing-masing alat maupun lokasi memudahkan seseorang dalam mengenali dan mempermudah dalam mencari apabila barang tersebut diperlukan dalam proses kerja.

Standart yang mesti dijaga dalam penerapan rapi

1. Layout

Hal ini dimaksudkan agar mempermudah seseorang dalam merencanakan penempatan barang yang ada di lingkungan kerja

2. Label

Pemberian label-label terhadap barang-barang yang digunakan dalam proses kerja. Hal tersebut memberikan manfaat terhadap karyawan untuk mengenali dan mempermudah dalam mencari sebuah barang yang akan digunakan.

3. Garis-garis batas

Adanya garis batas di tempat kerja agar barang-barang yang ada tidak berpindah tempat serta membuat semua karyawan yang ada di tempat kerja menjadi taat akan aturan rapi

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menerapkan rapi

1. Melakukan pembuatan desaign layout ruangan atau tempat kerja

Sebelum membuat label hal yang paling mendasar dari rapi adalah layout. Ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada sesuai dengan kapasitasnya. Dalam pembuatan layout sangat diperlukan perhitungan jumlah barang dengan kapasitas ruangan

2. Pemberian label terhadap semua barang yang ada di tempat kerja

Pada setiap barang yang ada dalam tempat kerja wajib diberikan penanda untuk mempermudah karyawan mengenali barang-barang di tempat kerja. Label-label yang digunakan boleh hanya dengan tulisan maupun dengan pemberian warna-warna khusus untuk mengingatkan setiap karyawan akan keberadaan sebuah barang.

3. Membuat garis batas di tempat kerja

Garis-garis dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah digambar.Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau stiker warna. Dengan adanya garis-garis pembatas diharapkan karyawan pada tempat kerja tersebut mematuhi aturan rapi dan tidak sembarang dalam menempatkan barang

Resik

Prinsip resik adalah membersihkan tempat/ lingkungan kerja, mesin/ peralatan, dan barang-barang agar tidak terdapat debu, kotoran dan bau.Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang mulai dari pimpinan hingga pelaksana/ operator yang ada.

Manfaat apa yang dapat diperoleh ketika menerapkan resik?

1. Menciptakan lingkungan yang bersih

Dengan adanya kegiatan pembersihan yang rutin dapat menciptakan tempat kerja bebas dari debu, kotoran dan bau.Lingkungan juga dapat terbebas dari sumber-sumber penyakit atau virus yang dibawa kotoran.

2. Menghindarkan produk dari kontaminasi

Di industry pangan debu, kotoran dan bau merupakan isu utama dalam pencemaran pangan.Ketika lingkungan sudah menjadi bersih diharapkan sudah dapat meminimalisir atau menghilangkan sumber kontaminasi pangan.

3. Menumbuhkan rasa nyaman untuk pekerja

Jika lingkungan kerja bersih dapat menumbuhkan rasa nyaman karyawan yang ada di dalammnya. Selain itu juga dapat meminimalisir stress dikarenakan penumpukan kotoran yang ada di sekitar lingkungan pekerja

Standart yang harus dijaga dalam menerapkan resik

1. Alat kebersihan terpenuhi

Alat-alat kebersihan yang ada di lingkungan kerja baiknya dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan atau fungsinya

Alat-alat kebersihan sesuai tempatnya (yang boleh dan yang tidak boleh di tempat tertentu)

2. Penanggung jawab

Dengan adanya penanggung jawab membuat karyawan menjadi berkomitmen terhadap apa yang ditugaskan (khususnya kegiatan resik).

3. Kegiatan resik terjadwal

Jadwal tentang kegiatan resik sebagai bentuk pengingat karyawan dalam melaksanakan tugas dan menumbuhkan kepedulian karyawan terhadap kebersihan lingkungan kerja.

Langkah mudah dalam menerapkan resik di lingkungan kerja

1. Membuat list daftar alat kebersihan

Langkah pertama dalam melakukan aktifitas resik adalah mencatat semua kebutuhan alat-alat kebersihan yang dapat digunakan di lingkungan kerja.Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan aktifitas kebersihan dan alat-alat kebersihan yang digunakan menjadi lebih efektif.

1. Adanya penanggung jawab kebersihan

Menunjuk salah satu karyawan yang ada di lingkungan kerja untuk menjadi penanggung jawab kebersihan.Tugas penanggung jawab kebersihan adalah sebagai penghubung atau sebagai fasilitator untuk menyampaikan aktifitas kebersihan yang sudah dilakukan dan mengevaluasi bagaimana kebersihan di lingkungan kerja.

1. Pembuatan jadwal kebersihan

Jadwal kebersihan dapat dibuat dengan menyesuaikan jumlah orang yang ada di lingkungan kerja. Pembagian jadwal kebersihan dimaksudkan sebagai alat control terhadap kebersihan ruangan. Pelaksanaan jadwal kebersihan dapat dibuat dengan mempertimbagkan kapan harus dibersihkan, bagaimana proses pembersihan.

Rawat

Prinsip rawat adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai pada (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan membakukannya (Standarisasi).Prinsip ini dapat berjalan apabila dilaksanakan oleh semua karyawan yang ada di lingkungan kerja.

Manfaat dari penerapan rawat di lingkungan kerja

1. Peralatan menjadi berumur lebih lama

Dengan merawat karyawan akan dibiasakan untuk peduli pada peralatan-peralatan yang ada di lingkungan kerja. Hal ini dapat menjadikan peralatan yang dipakai menjadi awet dan lama umurnya.

2. Ujung-ujungnya perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan lain

Peralatan-peralatan atau mesin-mesin yang senantiasa dilakukan perawatan tentunya membuat peralatan tersebut awet atau tidak mudah rusak. Dengan peralatan yang tidak mudah rusak perusahaan dapat menghemat pengeluaran yang ada, dan pada akhirnya dana yang digunakan untuk perbaikan dapat digunakan dalam mengembangkan produk yang dihasilkan

Standarisasi yang dapat dijaga untuk aktifitas rawat

• Pembakuan atau standarisasi

Pembuatan standarisasi setiap pekerjaan rawat (Ringkas, Rapi, Resik) membuat para karyawan menjalankan kegiatan-kegiatannya secara seragam atau terjadi kesamaan antara karyawan yang satu dengan yang lain.

Langkah-langkah dalam menerapkan rawat di lingkungan kerja

1. Pembuatan standarisasi pekerjaan 3R (Ringkas, Rapi, Resik)

Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan dalam 3R (Ringkas, Rapi, Resik) dibakukan dalam aturan tertulis (standart operational prosedur).Dalam membuat standart ditentukan berdasar kesepakatan bersama juga dengan dicantumkannya hasil-hasil yang telah didapat.

2. Mengkomunikasikan standart yang ada kepada karyawan

Langkah berikutnya setelah dibuatkannya standart tentang 3 R (Ringkas, Rapi, Resik) adalah mengkomunikasikan kepada karyawan yang bekerja di lingkungan kerja.Bentuk komunikasi dapat berupa aktifitas training standar 5R, koordinasi di masing-masing bagian saat lentera hati/ briefing sebelum bekerja, adanya poster atau spanduk di area kerja.

Rajin

Prinsip rajin adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai. Rajin di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja.Apa yang sudah baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Prinsip rajin di tempat kerja adalah “lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”.

Manfaat penerapan rajin

1. Pribadi-pribadi yang berdisiplin

Dengan menerapkan prinsip rajin maka dapat menjadikan karyawan menjadi lebih berdisiplin diri tentang aturan-aturan dalam 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Tingkah laku karyawan menjadi lebih terarah dan menjadikan lingkungan kerja menjadi lebih tertata serta bersih

2. Menjadikan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) sebagai budaya

Kebiasaan-kebiasaan yang sudah melekat pada diri karyawan menjadikan karyawan lebih peduli terhadap lingkungannya. Dengan kepedulian yang ada dapat membuat karyawan saling mengingatkan antar karyawan untuk mentaati aturan-aturan yang ada dalam 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)

Apa yang dapat menjadi standart dalam rajin?

• Komitmen

Penerapan rajin dapat menjadi terhambat apabila tidak ada tindak lanjut dari managemen. Tindak lanjut ini dapat berupa bentuk teladan dari atasan untuk bersama-sama melaksanakan standart-standart yang telah dibuat juga dapat berupa bentuk penghargaan terhadap karyawan yang menjadi teladan 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)

Langkah-langkah yang dapat diterapkan dalam rajin

1. Komitmen bersama

5 R (ringkas, rapi, resik, rawat,rajin) dapat berjalan apabila terdapat komitmen dari masing-masing karyawan dengan mematuhi segala aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya.

2. Teladan atasan

Hal yang paling mendasar dalam penerapan rajin adalah contoh dari atasan. Ini berdasarkan apa yang dapat dilihat dalam lingkungan dimana seorang anak balita mampu melakukan pergerakan setelah mendapat contoh dari orang tuanya. Apabila atasan tidak mampu memberikan contoh yang baik juga menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan kerjanya.Oleh karena itu dibutuhkan contoh yang baik dari atasan agar mampu mendorong karyawan berbuat lebih baik.

3. Komunikasi di lingkungan kerja

Adanya bentuk evaluasi kinerja 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin), hal ini sebagai alat kontrol terhadap hambatan dan bentuk perbaikan.Bentuk evaluasi dapat diadakan setiap minggunya agar lebih berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam perbaikannya sehingga lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Dalam evaluasi selain bentuk perbaikan juga dapat diberikan bentuk penghargaan terhadap karyawan maupun lingkungan yang senantiasa menerapkan 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Penghargaan tersebut sebagai stimulus karyawan untuk meningkatkan kinerjanya di lingkungan kerja khususnya dalam menerapkan 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)